BIM & Software

GoBD-konforme Rechnungsstellung für Architektur- und Ingenieurbüros

Mit dem Projekt- und Büromanagementsystem Kobold Control können Architektur- und Ingenieurbüros jetzt auch ihre Rechnungen nicht nur im unstrukturierten MS-Office Word Format, sondern als strukturierte, elektronische XRechnung 1.2.2 oder ZUGFeERD 2.1.1 erstellen.

Ist die Einführung der elektronischen Rechnungstellung geplant, müssen die Büros die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie den Datenzugriff (GoBD) beachten. Diese Grundsätze umfassen eine zeitgerechte Erfassung und Belegsicherung elektronischer Rechnungen, die Digitalisierung von Papierrechnungen, die Rechnungseingangsprüfung, die Gewährleistung der Unveränderbarkeit, die Anforderungen an die Aufbewahrung, Bereitstellung, Nachvollziehbarkeit und Verfahrensdokumentation.

Rechtzeitige Entscheidung über GoBD-Konformität erforderlich

Die Inbetriebnahme der elektronischen und damit GoBD-konformen Rechnungsstellung aktiviert der Anwender durch manuelles Setzen einer Einstellung in Kobold Control. Dabei kann sich der nur einmal entscheiden, ob er mit oder ohne elektronische Rechnungstellung und damit GoBD-konform arbeiten möchte, da die zentralen Einstellungen danach nicht mehr revidiert werden können.

Im GoBD-Modus speichert das Programm die Rechnungen und alle zugehörigen Dokumente wie Forderungskorrekturen, Gutschriften und Anhänge unveränderbar ab. Eine einmal freigegebene Rechnung kann daher nicht wie bisher korrigiert oder gelöscht werden, sondern es bedarf einer Storno-Rechnung. Erst dann kann der Anwender das Rechnungsdokument neu mit einer neuen Rechnungsnummer erstellen. Die Honorarermittlung selbst bleibt von der Umstellung gänzlich unberührt.

Hohe Anforderungen an elektronische Rechnungen

Ausgangspunkt für die elektronische Rechnungsstellung ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Ab 27. November 2020 sind alle Auftragnehmer des Bundes und der Deutsche Bahn verpflichtet, ihre Rechnungen ab einem Betrag von 1.000 Euro elektronisch bei den zuständigen Behörden und Stellen einzureichen. Der Vorteil liegt im medienbruchfreien Gesamtprozess vom Rechnungsversand bis zur Bezahlung der beauftragten Leistungen.

Dafür müssen zwei Bedingungen erfüllt sein: Die Rechnung wird in einem strukturieren elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, und das Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung. Eine lediglich elektronisch versandte Rechnung, die z. B. als PDF-Datei an eine E-Mail angehängt ist und ausschließlich unstrukturierte Daten enthält, ist keine elektronische Rechnung.

XRechnung und ZUGFeRD

Bei einer XRechnung handelt es sich um ein XML-basiertes Datenformat, das über ein separates Visualisierungstool abbildbar und lesbar ist. Einer XRechnung können bis zu 200 Anlagen in fünf verschiedenen Formaten beigefügt werden. Alle Anlagen einer Rechnung dürfen – ja nach Übertragungskanal – eine Größe von 10 bis 15 MB nicht überschreiten.

Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält eingebettet in der menschenlesbaren PDF/A-3-Datei auch eine maschinenlesbare XML-Datei, die eine medienbruchfreie Verarbeitung ermöglicht. Empfänger von hybriden ZUGFeRD-Rechnungen können somit entweder die PDF-Datei oder die strukturierte XML-Daten der Rechnung weiterverarbeiten.