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Digital unterwegs in der Baubranche
Clevere Werkzeugverwaltung und Digitale Personalakte

Als Baufirma muss man Vieles im Blick behalten. Zahlreiche Werkzeuge, Maschinen und Fahrzeuge gehören dazu, denn ohne sie kann nicht gearbeitet werden. Gerade bei vielen Mitarbeitern ist oft unklar, wer welches Gerät zuletzt verwendet hat und wer die Kenntnisse hat, eine bestimmte Maschine zu bedienen.

Excel-Liste, Magnetwand oder eine Tabelle auf Papier? – Bewerkstelligt man damit die Verwaltung seiner Betriebsmittel, so sind Zeitverlust und Fehler vorprogrammiert. Viel besser eignet sich eine digitale Lösung. Denn mit einer Software zur Werkzeugverwaltung hat man zentralen Zugriff auf die Informationen zum gesamten Inventar. Hinzu kommen weitere praktische Funktionen.

Ein digitaler Wartungsplaner sorgt für Effizienz und Sicherheit

Der Instandhaltung und Wartung von Maschinen sollte ein großer Stellenwert zukommen. Denn mit regelmäßiger Wartung kann man den funktionsfähigen Zustand von Maschinen und Anlagen sicherstellen. Damit sind Effizienz und Arbeitssicherheit gleichermaßen gewährleistet.

Inventar-Software wie die der Timly Software AG haben auch einen integrierten Wartungsplaner. Damit gibt es keine vergessenen Wartungs- und Prüftermine mehr. Der digitale Wartungsplaner erinnert automatisch an anstehende Termine. Die Wartung kann dann durchgeführt und direkt vor Ort mittels QR-Code-Scan mobil erfasst werden. So lassen sich Prüfberichte hinterlegen und die vergangenen Wartungen sind historisch nachvollziehbar für alle berechtigten Nutzer verfügbar.

Fähigkeiten im Blick: Mit der digitalen Personalakte

Doch wer darf die Maschinen warten und welcher Mitarbeiter oder welche Mitarbeiterin darf sie überhaupt bedienen? Auch solche Informationen lassen sich sehr leicht digital verwalten. Das Stichwort dazu heißt Digitale Personalakte. Nein, hier werden keine Vergehen der Mitarbeiter vermerkt oder Sternchen für gutes Benehmen vergeben, sondern die Fähigkeiten und das Know-How stehen im Fokus. Welcher Mitarbeiter hat die Befähigung, diese oder jene Anlage zu bedienen oder das Baufahrzeug zu fahren? Ist der Stapler-Führerschein von Herrn X noch gültig? Wann bekommt Frau Y ihr Zertifikat, um die Maschine zu bedienen?

In der digitalen Personalakte sind all solche Informationen und Dokumente übersichtlich hinterlegt und mit den Geräten virtuell verknüpft. Dadurch kann schnell der richtige Mitarbeitende angesprochen oder ein Zertifikat rechtzeitig aufgefrischt werden. Teamleiter oder Koordinatoren haben so alle Fähigkeiten der Belegschaft im Blick. Aber auch Externe können hinterlegt werden, deren Befähigung, beispielsweise zum Warten einer Maschine, ebenfalls ganz einfach kontrolliert werden kann.

Digitale Personalakte sollte DSGVO-konform geschützt sein

Wie auch jede HR-Software enthalten digitale Personalakten natürlich Daten in elektronischer Form, die nicht jedem verfügbar sein sollten – weder intern noch extern. Man sollte also darauf achten, dass die sensiblen Daten und sämtliche Dokumente geschützt sind. In der digitalen Lösung der Timly Software AG sind sie zum Beispiel DSGVO-konform in einer gesicherten Cloud abgelegt. Nur berechtigten Personen wird Zugriff darauf gegeben. Die Vergabe von Nutzerrollen sorgt dafür, dass nur derjenige die digitale Akte eines Mitarbeiters sieht, der dies für seine Arbeit benötigt.

Überblick über Werkzeug und Know-How in der Praxis

Immer mehr Unternehmen in der Baubranche nutzen digitale Werkzeugverwaltung und elektronische Personalakten. So haben zum Beispiel die LANG-Gruppe aus Bodenheim in Rheinland-Pfalz oder die Diringer & Scheidel Bauunternehmung ihre Inventar-Verwaltung mit der Timly-Software digitalisiert und optimiert. Diringer & Scheidel mit seinem Headquater in Mannheim ist deutschlandweit tätig. Das Unternehmen nutzt das Personal-Modul der Software für die Verwaltung seiner Mitarbeiterzertifizierungen und -fähigkeiten. Somit ist eine fehlerfreie und stets aktuelle Übersicht gewährleistet. Jeder weiß, wo sich welches Gerät befindet, wann es gewartet werden muss und wer es bedienen kann. Das spart Aufwand und Kosten und sorgt für mehr Effizienz auf der Digitalen Baustelle.

 

 

Digitale Werkzeugverwaltung und Digitale Personalakte

Bild: shutterstock.com, Pressmaster

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