Auffällig ist, dass neben der eigentlichen Anschaffung der neuen BIM-unterstützenden Software zusätzliche Kostenblöcke existieren. Dass unter Umständen in neue Betriebssysteme oder neue Computer investiert werden muss, ist naheliegend. In Wirklichkeit sind die weiteren Kostenblöcke wie Produktivitätsausfall und Schulungskosten häufig höher.

Es folgen zudem ggf. weitere monatliche Kosten für eine Abonnement- oder Cloudlösung. In einer Cloud werden zentral im Internet möglichst alle anfallenden Daten verwaltet und den am Bau Beteiligten zur Verfügung gestellt (Rechtemanagement und Datensicherheit beachten!). In einem Abo wird Software nicht gekauft, sondern lediglich gemietet.

Zur minimalen Standardsoftware gehören das Betriebssystem, ein Antivirenprogramm und eine Backuplösung. Weitere Standardsoftware können Office-Umgebung, Terminplanung, Mail- und Kalenderprogramm oder andere nicht für das Bauwesen optimierte Software sein. Zur Branchensoftware zählen u. a. CAD, AVA, Statik, CAFM oder Software für Fachplanungen.

In der Vergangenheit wurden Cloudlösungen oder Softwareabos selten eingesetzt. Aktuell gehen jedoch die Hersteller immer häufiger dazu über, ihre Software mit Cloudlösungen zu verbinden und gegen eine jährliche oder monatliche Gebühr als Abo zu vermieten.

Den größten Kostenblock stellen die Schulung der Mitarbeiter/innen, der entstehende Produktivitätsausfall und das parallele Arbeiten an den alten und neuen Arbeitsmethoden im Unternehmen dar. Diese können die Kosten der neuen Soft- und Hardware um ein Vielfaches übersteigen und sind schwer vorab zu planen. Die Mitarbeiter/innen müssen unbedingt frühzeitig informiert und einbezogen werden. Ansonsten drohen im schlimmsten Fall der Boykott und damit erhebliche Zusatzkosten.

Abbildung 2: Phasen der Softwareeinführung

Abbildung 2 zeigt die einzelnen Phasen einer Softwareeinführung, die weitgehend mit einer BIM-Einführung parallel verläuft und vom Grundsatz her als Transformationsprozess anzusehen ist.

Abbildung 3: Aufwand der Phasen einer (BIM-) Softwareeinführung [1]