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23.09.2021 | Walter Fürthauer

Mit Bausoftware durchstarten

6 Tipps für die effiziente Nutzung von Bausoftware, um daraus den größtmöglichen Nutzen zu ziehen

 

Welche Vorteile bringt eine Bausoftware?

Jedes Bauunternehmen, das einige Zeit in der Branche tätig ist, kennt die tägliche Hektik auf der Baustelle nur zu gut. Den Überblick zu behalten fällt dabei nicht immer leicht. Absprachen werden oft zwischen Tür und Angel getätigt, Termine und Fristen hin und hergeschoben und Dokumente auf zahlreichen Kanälen ausgetauscht.

Kein Wunder, dass dabei immer wieder Informationen untergehen – eine häufige Ursache für Baumängel, die vermeidbar gewesen wären. Mit einer Bausoftware wird die gesamte Bauorganisation zentralisiert. Es bleibt nur noch eine Anlaufstelle, wodurch das Fehlerpotenzial drastisch sinkt. Wie also können diese Vorteile perfekt ausgenutzt werden?

1. Bereits bei der Einführung klare Anforderungen definieren

Bevor die Entscheidung für die Nutzung einer Bausoftware fällt, sollte klar sein, was damit erreicht werden soll und wie die Rahmenbedingungen aussehen:

  • Welche bestehenden Probleme soll die Bausoftware lösen? (z. B. chaotische Organisation, Kommunikationsschwierigkeiten, unübersichtliche Dokumentation)
  • Wer ist hauptverantwortlich für die Umsetzung?
  • Wer braucht Zugang zum System und soll welche Funktionen nutzen?
  • Wie genau soll die neue Arbeitsweise aussehen?

Erst wenn diese Fragen geklärt sind, kann die Einführung beginnen. Ansonsten sind Probleme vorprogrammiert, welche die Effizienz beeinträchtigen. Etwa, weil sich niemand verantwortlich fühlt, keiner genau weiß, wie das neue System funktioniert, oder aus dem einfachen Grund, dass am eigentlichen Ziel der Software vorbei gearbeitet wird.

2. Alle Informationen in einem System bündeln

Wenn eine zentrale Anlaufstelle eingesetzt wird, bleiben die gesamte Organisation, Kommunikation und Dokumentation an einem Ort. Keine Absprachen über -zig verschiedene Nachrichtendienste, keine Pläne und Fotos per Mail oder Filesharing, keine To-do-Listen in Excel und vor allem kein Papierkrieg.

Dank dieser Bündelung können alle Baubeteiligten jederzeit auf Informationen zugreifen, müssen nicht mehrmals nachfragen und haben alle Absprachen hieb- und stichfest in der Hand. Besonders im Schadensfall profitieren alle davon, denn der Sachverhalt kann mühelos rekonstruiert werden, um Verantwortliche ausfindig zu machen.

3. Die Software nach Bedarf einrichten

Viele Softwarehersteller bieten ihre Bausoftware auch in Teilen an. Das Gesamtpaket muss also nur gebucht werden, wenn man tatsächlich alle Funktionen benötigt. So lässt sich Geld sparen.
Beispielsweise können kleinere Betriebe auf umfangreiche Projektmanagement- und Analyse-Tools verzichten, die für den Umfang der eigenen Projekte nicht notwendig sind. Für die Bauleitung eines Großprojektes mit zahlreichen Beteiligten wiederum lohnt es sich eher, solche Zusatzmodule mit aufzunehmen.

Nehmen Sie auch eine Personalisierung vor: Voreingestellte Ablagesysteme und Dokumentenvorlagen lassen sich meist mühelos ändern und den eigenen Gewohnheiten anpassen. So machen Sie aus irgendeiner Software eine maßgeschneiderte Lösung für Ihre Bedürfnisse.

4. Genügend Zeit für die Umstellung aufwenden

Jede Veränderung löst erst einmal Widerstand aus. Besonders im Bereich der Digitalisierung kämpfen viele Unternehmen damit, dass die eigenen Mitarbeiter oder Geschäftspartner aus Bequemlichkeit oder Misstrauen dem neuen System gegenüber nicht umsteigen wollen.

Dementsprechend sollten Mitarbeiter und Partner frühzeitig auf den Umstieg vorbereitet werden. Eine umfassende Schulung mag zwar Zeit (und eventuell Geld) kosten, lohnt sich aber auf lange Sicht. Hilfreich ist dabei, die Verantwortung einem motivierten Teammitglied zu übergeben, das die anderen bei der Umstellung tatkräftig unterstützt. So haben auch Nutzer mit wenig digitaler Erfahrung stets einen Ansprechpartner. Ein weiterer Nebeneffekt: Dadurch, dass einzelne Mitarbeiter mit gutem Beispiel vorangehen, fällt anderen die Akzeptanz der neuen Methoden leichter.

5. Den gemeinsamen Workflow einhalten

Die neuen Prozesse, die im Zuge der Einführung festgelegt worden sind, müssen anschließend auch eingehalten werden. Einige Grundvoraussetzungen für einen geordneten Arbeitsablauf:

  • Nutzung desselben Nachrichtendienstes für die gesamte Kommunikation
  • einheitliches Ablagesystem für Pläne, Dokumentationen, Fotos usw.
  • konsequente und lückenlose Dokumentation aller Vorkommnisse am Bau
  • strukturierte To-do-Listen, im besten Fall fortlaufend
  • einheitliche Vorlagen für Protokolle, Schreiben usw.

6. Daten regelmäßig sichern

Die meisten aktuellen Bausoftwares speichern Daten über eine Cloud-Lösung und erstellen gleichzeitig ein Backup davon, womit sie im Regelfall gut abgesichert sind. Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob das bei Ihrer Lösung der Fall ist, fragen Sie lieber nach.

Wer absolut sichergehen möchte, dass nichts abhandenkommen kann, kann zusätzlich selbst eine Offline-Speicherung vornehmen. Wer weiß, ob die gespeicherten Dokumente schließlich nicht noch einmal für einen späteren Streitfall vor Gericht gebraucht werden.

Fazit: Eine Bausoftware ist nur so gut wie ihre Anwender

Mit einer Bausoftware lässt sich sehr viel Zeit sparen – dabei müssen jedoch alle an einem Strang ziehen: Architekten, Bauleiter, Ingenieure und Handwerker gleichermaßen. Wie diese 6 Tipps zeigen, beginnt das bereits bei der Einführung und reicht über den Umstellungsprozess bis hin zur Festigung der neuen Arbeitsweise. So gelingt der effiziente Einsatz der Software, damit mehr Zeit für andere Aufgaben bleibt.

© ty/stock.adobe.com
Autor

Walter Fürthauer besuchte die Bauhandwerkerschule in der HTL Linz und schloss danach die Meisterschule Ried mit der Baumeisterprüfung ab. 2004 machte er sich mit einem eigenen Planungsbürofür Hochbau selbständig. 2017 gründete er die Firma PASit software GmbH, mit der die Bauprojektmanagement-Software BauMaster entwickelt und vertrieben wird. (Bild: Baumaster.com) bau-master.com

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