Effizienzschub fürs Facility Management

Dass digitale Abläufe Mitarbeiter entlasten und die Wettbewerbsstärke unterstützen können, steht außer Frage. Die Krux ist jedoch: Wie lässt sich die Digitalisierung in den eigenen Reihen beschleunigen? Ein gutes Beispiel liefert hier das Gebäude- und Facility Management. Immer mehr Unternehmen der Branche suchen heute nach Wegen und Lösungen, um ihre täglichen Abläufe zu automatisieren und zu digitalisieren.

Wie das aussehen kann, demonstriert das Facility-Management-Unternehmen Apleona. In einer Entwicklungspartnerschaft mit IBM treibt der Immobiliendienstleister, der zu den größten Anbietern der Branche gehört, derzeit seine eigene digitale Transformation und die seiner Kunden voran. Die IT-Infrastruktur nebst interner Datenverarbeitung des Unternehmens wird primär über die IBM Cloud bereitgestellt und betrieben.

Eine aktuelle Lünendonk-Studie hat ermittelt, dass aufgrund der Corona-Pandemie 48 Prozent der Unternehmen hierzulande Investitionen in digitale Technologien mehr Bedeutung zumessen. Sie möchten mithilfe digitaler Lösungen vor allem ihre Abläufe verbessern und die Effizienz steigern. In der Immobilien- und Facility-Management-Branche gibt es diesbezüglich jedoch einen großen Nachholbedarf. Vor allem eine mangelnde Standardisierung im Facility Management hemmt so manche Digitalisierungsbestrebung. Die Consultants von PricewaterhouseCoopers (PwC) stellen in diesem Zusammenhang fest, dass dieser Sektor noch weit am Anfang der Entwicklung stünde und in Bezug auf Digitalisierung im Vergleich zu anderen Branchen abgeschlagen sei.

Gebäudemanagement hinkt anderen Branchen hinterher

Hinsichtlich der Gebäude mangelt es zwar nicht an ausgeklügelten Automatisierungstechnologien wie etwa automatischer Jalousien oder einer IP-basierten Steuerung von Heizung und Klimaanlage. Komplizierter wird es aber bei allen datenrelevanten Aspekten. Hemmnisse sind hier etwa die 2018 in Kraft getretene europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die festlegt, dass Unternehmen mit allen Partnern, die mit teils hochsensiblen Firmendaten zu tun haben, eigene Datenschutzvereinbarungen zu treffen haben. Dies gilt auch für Gebäudenutzungs-, Reinigungsdienst- oder Raumbelegungsdaten.

Nicht vergessen werden darf, dass Unternehmen mit der Einführung neuer Technologien und Lösungen einen großen finanziellen, personellen und zeitlichen Aufwand fürchten und andere Fachabteilungen ebenfalls um knappe Budgets konkurrieren. Das Facility Management hat hier oft das Nachsehen.

Digitale und automatisierte Abläufe stärken Effizienz und senken Kosten

Dabei gibt es zahlreiche Gründe, die für eine vermehrte Digitalisierung von Gebäudemanagement-Abläufen sprechen und die dazu ermutigen, derartige Vorhaben nicht aufzuschieben. Effizienz- und Produktivitätssteigerungen sowie Transparenz und Kosteneinsparungen sind nur einige Aspekte. Eine zunehmende Automatisierung von bestehenden Prozessen intern, aber auch extern mit Partnern und Kunden unterstützen derartige Ziele zusätzlich. Die Innovationstechnologie Process Mining sorgt darüber hinaus für eine umfassende Analyse der Prozesslandschaft sowie eine Reduzierung ineffizienter Abläufe.

Wird ein neues Gebäude errichtet, bedeutet dies auch, dass zahlreiche Verträge, Pläne und Dokumente archiviert und digitalisiert werden müssen. Ein BIM-System kann hier wertvolle Unterstützung leisten, da alle relevanten Informationen in einer zentralen Datenbank vorliegen. Eine kontinuierliche Analyse und Auswertung von Raumbelegungsdaten kann des Weiteren Reinigungsabläufe optimieren und Kosten minimieren. Wenn Konferenzräume z. B. nicht mehr zu festen Zeiten, sondern je nach Bedarf gereinigt werden, steigert dies die Effizienz. Mitarbeiter können die für sie relevanten Daten in Echtzeit einsehen und reinigen dort, wo es notwendig ist und nicht, weil eine bestimmte Zeit vorgegeben ist.

Noch mehr Vorteile bietet diesbezüglich die Auslagerung wichtiger Systeme in die Cloud. Dabei ist keine eigene Infrastruktur mehr notwendig, denn alle benötigten Ressourcen offeriert der Cloud-Provider. Standard-Services sind schneller und günstiger verfügbar als über die interne IT. Zudem lassen sich Neuerungen schneller ausrollen, der Go-to-Market (GTM) von neuen digitalen Services lässt sich immens beschleunigen.

Hybrider Multi-Cloud-Ansatz für eine nahtlose Architektur

Ein Multi-Cloud-Ansatz adressiert die strikten Datenschutzbestimmungen darüber hinaus optimal. So kann eine Private Cloud als Grundlage dienen, die auf individuelle Sicherheits- und Datenschutzanforderungen abgestimmt werden kann. Geschäftsrelevante und sensible Daten bleiben im jeweiligen Unternehmen. In der vorkonfigurierten und ausfallsicheren Private Cloud befinden sich idealerweise auch firmen- und geschäftskritische Anwendungen.

Um externe Lösungen und Systeme verschiedener Anbieter nebst unterschiedlichen öffentlichen Clouds zusammenzuführen und so die Transparenz zu erhöhen, bietet sich ein hybrider Multi-Cloud-Ansatz an, der Private und Public Clouds unter einem zentralen Dach vereint. So ergibt sich eine nahtlose Gesamt-architektur, die sich zum einen besser kontrollieren und zum anderen einfacher skalieren und anpassen lässt.

Schnelle Reaktion auf neue Kundenanforderungen

Der Facility-Management-Dienstleister Apleona setzt in Kooperation mit IBM auf diesen hybriden Multi-Cloud-Ansatz. Die IT des Unternehmens unterstützt über 20.000 Mitarbeiter an rund 1.000 Standorten in 30 Ländern und verwaltet einige hundert Applikationen, die teilweise eigenständig entwickelt wurden. Künftig sollen viele dieser Applikationen eine gemeinsame Basis haben: das Apleona Digital Ecosystem.

Bereits heute können einige digitale Applikationen auf der Plattform entwickelt und bereitgestellt werden. Die modulare, cloudbasierte Plattform mit Development- und Betriebstools ist über eine mobile App und via Webbrowser erreichbar. Durch eine Vielzahl skalierbarer, standardisierter und cloudbasierter Dienstleistungen kann das Apleona-Team flexibel und zeitnah auf die sich immer schneller ändernden Wünsche und Anforderungen seiner Kunden eingehen.

Durch die Auslagerung der IT-Infrastruktur konnte das Unternehmen seine Services optimieren, gleichzeitig aber auch seine Betriebskosten senken. Strategisches und verlässliches Datenmanagement ist zentraler Bestandteil des ganzheitlichen Digitalisierungsansatzes.

Reparaturbedarf zeitnah melden und beheben

Die Kunden können über die Cloud beispielsweise in einem Feature der Workplaces App „Quick Ticketing“-App zugreifen. Hier erstellen Anwender ein Ticket, wenn etwa der Kopierer streikt, die Kaffeemaschine nicht funktioniert oder der Konferenztisch verschmutzt ist. Statt das Problem im Intranet zu melden und auf eine Reaktion zu warten, fotografieren die Anwender den Defekt und stellen ihn in die App. Die Ticketmeldung erreicht anschließend den zuständigen Facility Manager, der die weitere Bearbeitung ebenfalls digital kontrollieren kann.

Räume und Energy Pods buchen

Ein weiteres Beispiel, wie Unternehmen ihr Gebäudemanagement zukunftsfest gestalten können, ist die Apleona Workplaces App, über die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter via Smartphone oder Tablet sensorbasiert einen Raum für die Teamsitzung reservieren können. Auch ein Management der Reinigungskräfte oder neue Raumkonzepte sind auf dieser Basis möglich. Die App gestattet außerdem, individuelle Pausen zu planen. Hierfür können Anwender sogenannte Energy Pods reservieren. In diesen Minikabinen können die Mitarbeiter entspannen, neue Ideen entwickeln oder sich für private Gespräche zurückziehen.  

Der Mensch im Fokus

Um stets auf reale Anforderungen des Facility-Management-Umfelds eingehen zu können, arbeitet das Apleona-Team eng mit IBM zusammen. Im Vordergrund der gemeinsamen Entwicklungen steht die User Experience: Die Menschen, die in einem Gebäude leben und arbeiten, sollen von den digitalisierten Abläufen profitieren. Zugleich sollen auch Silos aufgebrochen werden.

Da in den vergangenen Jahren immer mehr Lösungen und Anbieter hinzugekommen sind, ist es aus Effizienzgründen sinnvoll, diese in der Cloud zusammenzuführen, um die Abläufe zu verschlanken und den Überblick zu verbessern. Das verlangt nach einer umfassenden Datenstrategie, um alle im Gebäude gesammelten und vorliegenden Informationen bestmöglich nutzen zu können. Eine hybride Integrationsplattform ermöglicht die standardisierte Entwicklung und Bereitstellung von APIs. Außerdem schafft IBM eine nahtlose Integration zwischen Services aus der Cloud und Applikationen in der Legacy-Welt von Apleona.

Heute verfügen viele Gebäude zwar über Automatisierungstechnologien, jedoch nur sehr wenige über leistungsstarke Sensoren und offenen Technologien, um diese User Experience auf eine neue Ebene zu bringen. Künstliche Intelligenz kann hier helfen, das Nutzererlebnis neu zu gestalten. KI ermöglicht es, Einblicke aus unterschiedlichen, oft proprietären Systemen zu erhalten. Mit diesen Erkenntnissen können Firmen z. B. Energiesparauflagen erfüllen und neue Arbeitsweisen entwickeln – wichtige Voraussetzungen für ein Plus an Wettbewerbsstärke.