Die Verwaltung ist selten effizient

Die Digitalisierung der Fuhrparkverwaltung bietet mittelständischen Unternehmen ein häufig übersehenes Potenzial für Einsparungen. Noch immer frisst diese Aufgabe häufig mehr Ressourcen als nötig wären. Um herauszufinden, welches speziell bei Betrieben im Gebäudemanagement die größten Zeit- und Kostenfaktoren sind, hat Vimcar Ende 2021 eine Studie unter Fuhrpark-Verantwortlichen der Branche durchgeführt. Die Ergebnisse offenbaren eine Menge bislang noch brach liegendes Potenzial, aber auch die Bereitschaft, daran etwas zu ändern.

Routineaufgaben und komplexe Verwaltung sind die Zeitfresser

Beinahe die Hälfte aller Fuhrparkverantwortlichen im Gebäudemanagement (48 Prozent) muss jede Woche zwischen drei und zehn Stunden Aufwand in die Fahrzeugverwaltung investieren. Bei weiteren 26 Prozent sind es sogar über zehn Stunden wöchentlich, die nur für das Management der Fahrzeuge nötig sind. In etwa zwei Dritteln aller Betriebe liegt diese Aufgabe nicht bei einer Person allein, sondern ist auf mehrere Schultern verteilt, was zu zusätzlichem Aufwand für Abstimmungen führt. Dass die Menge der Arbeitslast so hoch ist, überrascht vor allem auch daher, da in der Mehrzahl der befragten Unternehmen lediglich eine niedrige zweistellige Anzahl an Fahrzeugen im Einsatz sind. Angesichts dieses Status Quo liegen zwei Fragen auf der Hand: Woran liegt das und ginge es auch schneller?

Den meisten Aufwand verursacht die Vielzahl an Dokumenten, Aufzeichnungen und Belegen, die verwaltet werden müssen. 53 Prozent aller Fuhrparkmanager nennen in der Umfrage die Ablage und das Auffinden von Dokumenten als ihre Aufgabe mit dem meisten Zeitbedarf, dicht gefolgt von Fahrtenbuchführung und Kostenanalysen. Die meiste Zeit kosten also Routineaufgaben, nicht etwa Sonderfälle wie Schäden und Reparaturen.

Neben diesen Zeitfressern, begegnen Fuhrparkverantwortlichen zahlreicheAufgaben, die konkrete Probleme verursachen. Am häufigsten genannt werden hier die Analyse und Verwaltung sämtlicher Kosten, bei der 56 Prozent der Befragten Probleme haben. Auch Schadenmanagement (46 Prozent) und Fahrtenbücher (42 Prozent) sind oft Ursache für Schwierigkeiten im Alltag. Diesen Aufgaben gemeinsam ist, dass sie ein großes Maß an Überblick und Fachwissen benötigen. Da gerade in kleineren Betrieben allerdings die wenigsten Fuhrparkverantwortlichen in Vollzeit tätig und entsprechend ausgebildet sind, stimmt beinahe die Hälfte der Aussage zu, dass Kostenanalysen schwer zu erstellen seien. Dabei dürfte es kaum hilfreich sein, dass Daten in vielen Fällen nicht digital abgelegt werden.

Aufhorchen lässt, dass ein großer Teil der Verantwortlichen nicht immer weiß, wo ihre Fahrzeuge und Fahrer sich befinden. In Fuhrparks, die keine digitale Lösung einsetzen, liegt dieser Wert bei 57 Prozent. Durch den Einsatz moderner Telematik-Werkzeuge mit Echtzeit-GPS-Tracking kann hier einfach für Abhilfe gesorgt werden.

Stressfaktor Fahrtenbuch

Weiteres Augenmerk verdient das Thema Fahrtenbücher. Die große Mehrheit (81 Prozent) aller Betriebe gestattet ihren Mitarbeitern eine private Nutzung der Fahrzeuge. Deshalb ist es besonders wichtig, über eine finanzamtkonforme Fahrtenbuchführung zu verfügen, um hohe Nachzahlungen zu vermeiden. Dass händisch ausgefüllte Fahrtenbücher allerdings nicht immer sauber, vollständig und übersichtlich sind, ist ein bekanntes Phänomen. Die Hälfte aller Verantwortlichen beklagt unsauber geführte Fahrtenbücher.Gerade an dieser Stelle aber wäre es leicht, durch digitale Werkzeuge Abhilfe zu schaffen. Digitale Fahrtenbücher zeichnen Fahrten per OBD (On-Board-Diagnose, Anmerkung der Redaktion) automatisch auf. Dafür muss im Fahrzeug lediglich der OBD-Stecker eingesteckt werden. Die Aufzeichnungen müssen nur noch mit einem Klick kategorisiert werden, bevor die Daten finanzamtkonform aufbereitet und bereit zum Export sind. Diese Methode spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Pro Fahrzeug ist im Vergleich zu einer Besteuerung via 1-Prozent-Regelung jedes Jahr eine vierstellige Summe an Einsparpotenzial möglich.

Die Bereitschaft für digitale Lösungen ist da – Und das Wissen?

Dass angesichts dessen noch immer viele Betriebe auf digitale Lösungen verzichten, verwundert. Die Ursache dafür liegt nicht in einer grundsätzlich mangelnden Bereitschaft. Die große Mehrheit der Geschäftsleitungen – davon sind die Fuhrparkverantwortlichen überzeugt – würde der Anschaffung digitaler Lösungen zustimmen und auch der Großteil der Fahrer wäre für solche bereit.Jedoch hat ein Drittel aller Fuhrparkmanager bisher noch gar nicht über diese Möglichkeiten nachgedacht. Das weist auf den herrschenden Aufklärungsbedarf hin sowie auf die Tatsache, dass der Fuhrpark für viele im Arbeitsalltag nicht die Haupt- sondern eine zusätzliche Nebenaufgabe ist.

Excel-Tabellen sind keine Digitalisierung

In vielen Betrieben herrscht auch heute ein bekanntes Bild vor: Die Firmenwagen und die damit verbundenen Aufgaben werden mit einer Mischung aus oft mehreren Excel-Tabellen und handschriftlichen Dokumenten verwaltet. Werkstattrechnungen sind hier, Anschaffungskosten dort und Tankkosten wiederum an einer weiteren Stelle abgelegt. Aus all dem müssen die Fuhrparkverantwortlichen am Ende ein großes Ganzes bilden. In 76 Prozent aller von Vimcar befragten Unternehmen ist dies die aktuelle Situation. Dass Excel-Tabellen keine wirkliche Digitalisierung sind, beweisen die bereits angesprochene Schwierigkeiten damit, Dokumente aufzufinden und zu verwalten. Mitarbeiter wie Unternehmen leiden gleichermaßen unter diesem Mangel an Effizienz.

Der Anteil derer, die bei ihrem Fuhrparkmanagement auf eine Software als alleinige Lösung setzen, ist mit 9 Prozent noch niedrig. Sie profitieren davon, ihre Daten transparenter und gebündelt vorliegen zu haben. Der Fuhrparkmanager einer kommunalen Einrichtung hat es nach der erfolgreichen Umstellung folgendermaßen formuliert: „Unsere Fuhrparkverwaltung ist ein Fuhrparkmanagement geworden.“

Fuhrpark-Aufgaben: Elektrifizierung, Automatisierung, Digitalisierung

Wie die Studie insgesamt hervorhebt, steht die Verwaltung der Firmenfahrzeuge nicht an allererster Stelle, wenn Unternehmen über Digitalisierung nachdenken. Sie bestätigt einen Eindruck aus einer ähnlichen Umfrage in der Bauindustrie. Zu oft wird das Fuhrparkmanagement stiefmütterlich behandelt, obwohl gerade mittelständische Betriebe hier über einen Hebel mit teils enormen Optimierungspotenzial verfügen: Ein digitales Fahrtenbuch oder sogar das Umstellen des kompletten Flottenmanagements auf spezialisierte Software entlasten die verantwortlichen Mitarbeiter deutlich und kann pro Woche mehrere Stunden an Arbeitszeit sparen. Hinsichtlich steigender Tankkosten werden auch die finanziellen Vorteile und Einsparpotenziale nicht minder attraktiv.

Dementsprechend ist es wenig verwunderlich, dass das Interesse an derartigen Lösungen wächst. Fuhrparkverantwortliche aller Branchen nennen als größte Herausforderungen und Projekte im Jahr 2022 neben der Elektrifizierung ihrer Fahrzeuge vor allem die Automatisierung und weitere Digitalisierung ihrer eigenen internen Prozesse. Zu moderner Mobilität gehört eine moderne Verwaltung.